Koszt własnego sprzątania jest rozsiany po kilku budżetach. Ten przewodnik pokazuje, co zebrać przed porównaniem z miesięczną fakturą firmy zewnętrznej.
Najprostszy wzór
Roczny TCO własnego sprzątania to suma kosztu zatrudnienia, absencji i zastępstw, zarządzania, sprzętu, środków, odzieży i BHP oraz kosztu prac niewykonanych lub awaryjnych. Dopiero tę kwotę można uczciwie zestawić z roczną wartością umowy usługowej. Wynagrodzenie netto pracownika jest tylko częścią pierwszej pozycji.
Arkusz kosztów do zebrania
Nie wszystkie pozycje trzeba szacować idealnie. Ważniejsze, aby żadnej dużej grupy nie pominąć i przyjąć ten sam okres, najlepiej pełne 12 miesięcy.
| Grupa kosztów | Co policzyć | Gdzie szukać danych |
|---|---|---|
| Zatrudnienie | Wynagrodzenie brutto, koszty pracodawcy, dodatki, nadgodziny i obsługa kadrowa. | Kadry, płace, księgowość. |
| Nieobecności | Urlopy, choroby, wakaty, nadgodziny zastępcy albo koszt zleceń awaryjnych. | Ewidencja czasu pracy i grafiki. |
| Zarządzanie | Godziny kierownika, administracji i zakupów poświęcone na plan, uwagi i dostawy. | Krótki pomiar przez 4 tygodnie. |
| Sprzęt | Zakup lub amortyzacja, naprawy, części, przeglądy i urządzenie zastępcze. | Faktury zakupowe i serwis. |
| Materiały | Chemia, worki, akcesoria, odzież robocza, środki ochrony i magazynowanie. | Zakupy i magazyn. |
| Formalności | Badania, szkolenia BHP, rekrutacja, wdrożenie i dokumentacja. | Kadry i służba BHP. |
| Brak jakości lub ciągłości | Poprawki, skargi, dodatkowe interwencje i koszt czasu osób zgłaszających problemy. | Zgłoszenia, administracja obiektu, reklamacje. |
Koszt, którego zwykle nie widać: czas kierownika
Ktoś układa grafik, odpowiada na nieobecności, kupuje środki, przyjmuje dostawy, pilnuje zapasu, sprawdza efekt i prowadzi rozmowy po uwagach. Jeżeli robi to office manager, kierownik administracyjny albo szef produkcji, firma płaci stawkę tej osoby za zarządzanie sprzątaniem. Przez miesiąc warto zapisywać każdą taką czynność. Wynik bywa bardziej znaczący niż różnica między dwiema ofertami.
Absencja nie jest zerowym kosztem
Podczas urlopu lub choroby klient nadal potrzebuje czystych sanitariatów, kuchni i ciągów komunikacyjnych. Jeżeli nie ma zastępstwa, koszt pojawia się jako niezadowolenie zespołu, interwencja kierownika albo późniejsze doczyszczanie. Jeżeli zastępstwo jest, trzeba policzyć jego nadgodziny, wdrożenie lub koszt zewnętrznej pomocy. W outsourcingu sposób zapewnienia ciągłości powinien być elementem ceny i SLA.
Oddziel utrzymanie czystości od artykułów higienicznych
Papier, ręczniki, mydło i wkłady do dozowników zależą głównie od liczby użytkowników, a nie od tego, kto sprząta. W jednej ofercie mogą być refakturowane lub dostarczane w pakiecie, a w innej pozostawać po stronie klienta. Aby nie zafałszować porównania, zaznacz osobno usługę, chemię do sprzątania, sprzęt oraz produkty zużywane przez pracowników.
Przykład małego zakresu
W Best Clean przykładowy stały serwis raz w tygodniu, do dwóch godzin na wizytę, kosztuje od 1 075 zł netto miesięcznie. Nie jest to porównanie z pełnym etatem i nie jest ceną dla każdego obiektu. Pokazuje natomiast, że przy kilku godzinach pracy tygodniowo tworzenie własnego stanowiska może być nieproporcjonalne do potrzeb. Ostateczna cena zależy od metrażu, zakresu, godzin, standardu i logistyki obiektu.
Jak nie manipulować wynikiem
Oba modele muszą obejmować ten sam zakres i jakość. Nie wolno porównywać pracownika wykonującego również inne obowiązki z ofertą pełnego serwisu albo taniej oferty bez zastępstw z modelem własnym zapewniającym codzienną obecność. Najpierw opisz efekt, potem policz zasoby.
- porównaj ten sam metraż, strefy i częstotliwość
- uwzględnij prace tygodniowe i okresowe, nie tylko codzienny serwis
- w obu wariantach wpisz sposób zastępstwa i kontroli jakości
- przyjmij pełny rok, aby objąć urlopy, sezonowość i serwis sprzętu
- oddziel koszty jednorazowego wdrożenia od kosztów stałych
Po czym poznać, że outsourcing ma ekonomiczny sens?
Najmocniejszy sygnał to mała lub zmienna liczba godzin połączona z wysokim kosztem organizacji. Outsourcing zyskuje także wtedy, gdy firma potrzebuje wielu kompetencji okresowo: codziennego serwisu, maszynowego czyszczenia posadzek, mycia okien i zastępstw. Własny zespół jest łatwiejszy do obrony, gdy praca stabilnie wypełnia pełne zmiany, sprzęt jest już dostępny, a nadzór działa bez dodatkowego obciążenia.
Źródła i podstawa opracowania
Część dotycząca obowiązków pracodawcy i współdziałania na obiekcie została sprawdzona w źródłach urzędowych. Warunki konkretnej współpracy zawsze określa umowa.
Kalkulacja TCO
Porównaj fakturę z pełnym kosztem, nie z jedną pozycją z listy płac
Prześlij liczbę godzin, metraż, częstotliwość i zakres. Przygotujemy wariant usługi, który można porównać z obecnym modelem punkt po punkcie.
Zamów kalkulację dla obiektu